Как должно выглядеть архивирование документов?

И негосударственные, и государственные предприятия обязаны архивировать документы. Все документы, которые будут создаваться в процессе ведения бизнеса, должны храниться надлежащим образом. Однако, кроме юридических вопросов, есть еще удобство и оперативность работы. Какое это имеет отношение к архивированию документов? Во-первых, это упрощает управление ими. Однако следует также учитывать, что только правильное архивирование документов может положительно сказаться на эффективности работы. В случае плохой организации хранения документов может получиться обратный результат, что конечно замедлит работу. Это, в свою очередь, может быть связано, например, с недовольством клиентов и юридическими проблемами. И даже потеря подрядчиков.Как должно выглядеть архивирование документов ? Если вы один из тех, кто интересуется этой темой, приглашаем вас прочитать нашу статью.

Женщина перетасовывает архивные документы

Что такое архивирование документов?

Для начала стоит рассказать себе, что такое архивы ФРГ . Таким образом, это процесс, который позволяет хранить документы в течение многих лет в состоянии, позволяющем их читать. Помимо того, что он встречается на каждом предприятии, вы как взрослый человек, ведущий домашнее хозяйство, наверняка тоже сталкивались с этим термином. Как в случае с компаниями — мелкими, так и крупными, государственными и частными, а также образовательными и другими учреждениями и домохозяйствами трудно представить их функционирование без хранения документов . Здесь стоит упомянуть о классификации документов. Это делается путем придания им соответствующих значений букв:

  • символ А — таким образом помечаются документы, которые имеют историческую ценность и никогда не будут уничтожены;
  • символ Б — неархивная документация;
  • символ Bc — документация, которую можно уничтожить после использования. Более того, нет необходимости сдавать его компаниям по утилизации, что означает, что вы можете сделать это в офисе, используя шредер;
  • символ B + цифра — документация, которую необходимо хранить в течение определенного периода времени. Цифра после буквы Б – количество лет;
  • символ ВЕ + номер — документы, которые после отсрочки на определенное количество лет требуют пересмотра по своему содержанию и характеру. Только после ознакомления с документами должно приниматься решение о дальнейшем хранении и переклассификации или утилизации.

Папки для документов, размещенных в гардеробе

Где должны храниться архивные документы?

Хотите знать , где документы должны быть заархивированы ? Как мы уже несколько раз упоминали выше, архивирование документов является неотъемлемым элементом ведения бизнеса. Как владелец бизнеса, вы можете хранить документы самостоятельно. А также можно передать на аутсорсинг другому юридическому лицу, имеющему соответствующие разрешения, т.е. воспользоваться услугами бухгалтерии. Однако, если это произойдет, вы должны не забыть сообщить об этом руководителю соответствующей налоговой инспекции. Ниже мы перечисляем несколько учреждений и рабочих мест, где процесс архивирования документов сложен:

  • склад — архивация складских документов абсолютно необходима. Его задача не только улучшить, но и создать возможности для правильного функционирования склада. Преимущества хранения документов, подтверждающих уровень запасов, включают: эффективное функционирование персонала или максимальное сведение к минимуму ошибок относительно уровня запасов;
  • бухгалтерский учет — архивирование бухгалтерских документов необходимо для правильного функционирования бизнеса. Более того, отсутствие соответствующих документов может привести даже к уголовной ответственности;
  • школьные учреждения – архивирование школьных документов происходит в школьных секретариатах и ​​является чрезвычайно ответственным занятием. Есть обязанность хранить справки и другие документы, в том числе содержащие конфиденциальную информацию как о студентах, так и о сотрудниках;
  • Учебные заведения по охране труда – архивирование документов, связанных с проведенным обучением по охране труда.

Есть бесчисленное множество мест. Таким образом, потребность в архивировании документов, как видите, распространена. Мало того, многие компании до сих пор решают архивировать документы в бумажном виде . И это при том, что технологические возможности позволяют хранить некоторые документы онлайн. Поэтому также важно знать, где хранить документы. Мы приглашаем вас в мир офисных принадлежностей , среди которых вы найдете нужные товары.

Мужчина с архивными документами в руке стоит перед архивом

Как архивировать документы шаг за шагом

Архивирование документов также популярно в домашних хозяйствах. Хотя, конечно, не в таких масштабах, как это бывает в компаниях и учреждениях. Поэтому стоит выделить некоторые отличия, вытекающие из этих двух крайних ситуаций.

Хранение и архивирование документов компании

В связи с тем, что количество документов, производимых в компаниях, несоизмеримо с небольшими суммами, находящимися в домах, часто используются архивные ящики . Изготовлен из материалов отличного качества, способных защитить не только от радиации, но и от влаги и воды. Архивные ящики часто снабжены удобными ручками, позволяющими их быстро перемещать. Для повышения удобства использования можно подписать их, например, маркерами . Бесчисленное количество документов также заставляет покупать различные типы папок и портфелей .. Благодаря этому все всегда будет расставлено в правильном порядке и в нужных группах. При этом стоит выбирать папки с рычажным механизмом . Почему? В том числе и потому, что они способны вместить действительно большие объемы документов. Что еще может быть полезно в процессе архивации документов в компаниях?

  • Футболки для документов – кроме того, что они несут организационную функцию, они еще и позволяют предотвратить разрушение бумаги.
  •  Использование рукавов означает, что лист остается в некоторой степени изолированным от воздуха, благодаря чему это положительно влияет на цвет бумаги;
  • Контейнеры для документов и ящики стола позволяют постоянно разделять документы, чтобы впоследствии было легче поместить их в соответствующие папки;
    вкладки индексирования — они идеально подходят для отделения различных типов групп документов друг от друга.

Мужчина на фоне архивных стопок документов

Хранение и архивирование домашних документов

Дома документов, которые нужно хранить, определенно меньше. Поэтому вместо традиционных архивных ящиков можно выбрать красочные ящики , которые также будут выглядеть как декоративный элемент гостиной, спальни или кабинета. Более того, эти ящики также идеально подходят для хранения различных мелких и ценных предметов. В нашем предложении вы также найдете наборы ящиков , которые будут функционировать как 2 в 1. Очень часто также может оказаться, что в домашнем архиве скоросшиватели не понадобятся и хватит рабочих тетрадей .. Они займут гораздо меньше места, но и вместят большой объем документов. Преимуществом этого решения также является чрезвычайно низкая стоимость покупки. Конечно, также стоит приобрести футболки и, например , стикеры , которые позволят правильно разделить документы.

Как архивировать документы в компании?

Помните, что только правильное хранение документов позволит вам избежать возможных штрафов и неприятностей. Поэтому обратите внимание не только на их хранение, но и на то, как вы это делаете. О чем вам нужно позаботиться?

  • Документы продаж и себестоимости оформлены и пронумерованы в соответствии с КПиР. Также стоит защитить их от возможных повреждений или утери;
  • систематизировать документы в соответствии с методикой ведения бухгалтерских книг и соблюдением соответствующего разделения на заданные расчетные периоды;
  • защитить место, где вы храните документы, от затопления и пожара. А также от проникновения в номер третьих лиц;
  • следите за тем, чтобы доступ к документам всегда был свободным, это поможет вам, например, в случае проверки.

 

Сколько архивировать документы?

Вы все еще задаетесь вопросом , как долго хранить бухгалтерские документы ? Все зависит от того, о каких документах идет речь. Например:

  • бухгалтерские книги должны храниться в течение 5 лет;
  • утвержденная годовая финансовая отчетность 5 лет;
  • документация о принятом методе ведения бухгалтерского учета — не менее 5 лет со дня истечения срока ее действия;
  • документы инвентаризации — 5 лет;
  • документы по рекламациям и претензиям должны храниться до года после истечения гарантийного срока или гарантийного расчета.

Здесь стоит отметить, что в 2018 году вступил в силу закон об архивировании документов сотрудников . Чему вы можете научиться из этого? Дословно цитируя положения, в частности, о том, что «объем, способ и условия ведения, хранения и изменения формы служебной документации с учетом требований к документации в электронном виде в части организации ее обработки и передачи между ИКТ-системами» , а также о том, что «способ и способ предоставления информации или уведомления о возможности взыскания с работника документации в случае истечения срока ее хранения и прежняя форма этой документации в случае изменения формы ее ведения и хранения, а также способ сбора кадровой документации.

Архивные документы в папках сложены в ящики

Почему архивирование документов так важно ? Есть много причин. Среди них стоит упомянуть не только то, что можно избежать наказания, но и сберечь себе стресс и нервы. Без сомнения, правильное хранение документов позволит вам хранить документы на долгие годы, а найти нужный вам будет проще, чем вы думаете. Надлежащее архивирование документов также означает, что вам не нужно время от времени обновлять распечатку документов. Одного раза хватит на много лет. А листы, закреплённые в скоросшиватели и архивные коробки, стоящие на металлических полках, дадут вам ощущение безопасности и хорошо выполненного долга.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *